כנסים וירטואלים

תקופת הקורונה האיצה את מגמת המעבר של פעילויות שונות אל המרחב הדיגיטלי, ובפרט הובילה לעריכתם של כנסים וירטואלים. גם אחרי שהמין האנושי ימגר את הווירוס, קרוב לוודאי שהכנסים הווירטואלים יישארו פופולריים, בזכות היתרונות הנוספים שלהם ובפרט הנוחות הרבה והאפשרות להשתתף מכל מקום בארץ וגם בחו"ל. על-מנת שהכנס הווירטואלי יעמוד במטרות שהוצבו לו ויספק תועלת מרבית, חשוב מאוד לא רק לתכנן אותו היטב בפן התוכני, אלא גם להקדיש תשומת לב להיבטים הטכניים השונים. חברת גו-לייב צברה ניסיון רב בהפקת כנסים שמועברים בשידור חי על בסיס טכנולוגיות חדשניות, ובהתאם אפשר לסמוך עליה בעיניים עצומות.

האתגרים העיקריים של הפקת כנסים וירטואלים

* מניעת תקלות – תקלה בהעברת השידורים עלולה לחבל במידה רבה בהצלחת הכנס, ובפרט אם היא נמשכת זמן רב יחסית.
על-מנת למנוע תקלות מסוג זה נדרשים מנגנוני גיבוי ויתירות נכונים.

* איכות שידור גבוהה – כל מי שמשתתף בכנס וירטואלי בימינו מצפה לראות את הדוברים בכנס כאילו הם נמצאים מולו.
רף הציפיות הגבוה מחייב הישענות על טכנולוגיות שמבטיחות איכות שידור לא פחות ממושלמת.

* שידור ללא שיהוי – כשיש דיליי בשידור, התוצאה עלולה להיות קושי של ממש ביצירת אינטראקציות בין מספר דוברים בכנס –
למשל כשיש פאנל שמורכב ממספר אנשים שלא נמצאים באותו מקום. גם לתופעה זו ישנם פתרונות וחשוב להבין כיצד להטמיע אותם במערכת.

* עלות סבירה – לצד האתגרים הטכנולוגיים ישנו גם ההיבט הכלכלי. חברה מנוסה כמו גו-לייב אמונה על תכנון מדויק של הכנס הווירטואלי, כך שמצד אחד ייעשה שימוש בציוד משוכלל ומצד שני לא תהיינה עלויות מיותרות שיכבידו שלא לצורך על מסגרת התקציב.

ניסיון רחב יריעה ופתרון מידי לכל תקלה

הניסיון הרב שצברה Go-Live בהפקת כנסים וירטואלים הוא נכס של ממש לחברה וללקוחותיה, שביניהם ניתן לציין את שופרסל, מיקרוסופט, מכבי שירותי בריאות, רפא"ל, דה מארקר ועוד גופים מהמובילים בתחומם. לצד הניסיון, ולמעשה גם כחלק ממנו, מצוידים הצוותים של החברה ביכולת מוכחת למצוא את המענה הנכון ביותר לכל התרחשות במהלך הכנס, כולל בלת"מים למיניהם. השירות ניתן מתוך מחויבות מלאה להצלחת הכנס וכולל הסברים סבלניים על-מנת שתבינו בדיוק מהן האפשרויות ומהי האופציה המיטבית עבורכם.

כנסים וירטואליים מייצרים תועלת ממשית. למעשה בעידן שבו המרחב הדיגיטלי שוקק חיים וכולנו מבצעים בו יותר ויותר אינטראקציות מסוגים שונים, וכשהחזון של מרק צוקרברג הוא שילוב עוד יותר מעמיק של העולם הפיזי ושל האינטרנט, הווירטואלי הוא מוחשי לגמרי. בהתאם גם כנס וירטואלי הוא הבחירה המועדפת על ארגונים רבים, ולא רק בגלל הקורונה. כנסים וירטואליים מאפשרים לכל אחד ואחת לקחת בהם חלק בלי קשר למקום שבו הם נמצאים, וגם לחסוך זמן יקר שמתבזבז בכל פעם שאנחנו נדרשים להגיע ללוקיישן פיזי מסוים. על-מנת שהתועלת מהכנס הווירטואלי אכן תהיה גבוהה, חשוב לארגן אותו נכון. חברת גו-לייב אמונה על מתן מענה מקצועי ומקיף לפן הטכני, שכמובן חשוב במיוחד.

השלבים השונים של ארגון כנס וירטואלי

* אפיון צרכים – השלב הראשון הוא תכנון מדויק של הכנס, גם בהיבט התוכני וגם בהיבט הטכני. הבסיס הוא אפיון צרכים מדויק ומדוקדק, כך שאפשר יהיה לספק מענה טכני בהתאמה מלאה לאופי הכנס, מספר המשתתפים בו ופרמטרים רלוונטיים נוספים.

* מציאת פתרונות – טכנולוגיות חדשניות מאפשרות ליצור כנסים וירטואליים שמרגישים בדיוק כמו כנס פיזי (רק בלי כיבוד…). כמו כן ישנם פתרונות טובים מאוד למניעת תקלות, באמצעות מנגנוני גיבוי שמקנים ראש שקט. בשלב זה נלקחת בחשבון גם מסגרת התקציב של כל כנס.

* פריסת התשתיות והציוד – לקראת הכנס עצמו נפרסות כל התשתיות הנחוצות להפקתו. הציוד הדרוש – מצלמות, מערכות ניתוב ובקרה, מיקרופונים ועוד – עובר בדיקות אחרונות כדי לוודא שבכנס עצמו הוא יתפקד היטב, ולאחר מכן כל שנותר הוא לקיים את הכנס.

פתרונות יעילים לבלת"מים ושירות מחויב במיוחד

הפקת כנס וירטואלי דורשת מחויבות גבוהה, כאמור גם בפן התוכני וגם בפן הטכני. חברת Go-Live מספקת את המענה האופטימלי בכל ההיבטים הטכניים הדרושים, גם בשלבי התכנון השונים וגם במהלך הכנס, לרבות פתרון מידי ויעיל לכל בעיה שעלולה להיווצר ובפרט התרחשויות בלתי צפויות (שבזכות הניסיון גם הן לא מהוות הפתעה שאי אפשר להתמודד איתה). עדות נוספת ליכולות הגבוהות של החברה שפועלת בתחום ההפקות והשידורים מאז 2008 היא העובדה שבין לקוחותיה ישנם כמה מהגופים הגדולים ביותר בארץ, ובהם אוניברסיטת רייכמן (הבינתחומי בהרצליה), מכבי שירותי בריאות, בית ההשקעות מיטב דש ו-Wix.

אחד היתרונות המשמעותיים של המין האנושי על פני מינים אחרים של בעלי חיים, הוא היכולת להעביר מידע – בכמויות גדולות מאוד ולמרחקים עצומים. אנחנו לא זקוקים לקרבה פיזית או לקשר עין כדי לשתף אינפורמציה חיונית, ולכן מתנהלים ביעילות גבוהה. בהתאם לכנס וירטואלי יש את אותו סיכוי להצליח כמו כנס פיזי, ולמעשה אם כל הצדדים הטכניים של הכנס מופקדים בידיים הנכונות, הוא אפילו יספק תועלת גבוהה מהרגיל. חברת Go-Live מתמחה בהפקת כנסים וירטואליים, ועושה זאת עם הציוד המתקדם ביותר הקיים כיום ועם מלוא תשומת הלב הנדרשת לכל פרט ופרט.

היתרונות של כנסים וירטואליים

* האופציה הבטוחה לתקופת מגפה – מאז תחילת 2020 כולנו מושפעים מווירוס הקורונה של שלל הווריאנטים שלו. כנס וירטואלי ניתן לקיים גם בעיצומו של גל תחלואה, וגם כשמוטלות מגבלות על מספר האנשים שיכולים להימצא בחלל סגור כזה או אחר ואפילו בעת סגר.

* נוחות – ההשתתפות בכנס וירטואלי מתאפיינת בנוחות מרבית. בפרט אין צורך לבזבז זמן יקר על נסיעות למקום הכנס, כולל הזדחלות בפקקים שהולכים ומתארכים בכל רחבי הארץ.

* כולם יכולים להשתתף – הנגישות של כנס פיזי מוגבלת. מי שלמשל נמצא בחו"ל לא יכול לקחת חלק בכנס שנערך בארץ, ולמעשה אפילו כנס בתל אביב מייצר דילמה ממשית אצל מי שחי למשל בראש פינה. בכנסים הווירטואליים כולם יכולים להשתתף.

* חיסכון כספי – במרבית המקרים הפקת כנס וירטואלי זולה יותר בהשוואה לכנס פיזי.

מענה מדויק לכל צורך

הפקת כנסים וירטואליים היא אחד מתחומי המומחיות העיקריים של גו-לייב. מאז הקמתה של החברה ב-2008, הצוותים המקצועיים ארגנו כנסים מסוג זה, כך שעוד לפני ימי הקורונה והזומים, הצטבר בחברה ניסיון רחב היקף – שמתורגם להפקה מתוקתקת ומדויקת עבור כל לקוח. בין לקוחות החברה ניתן למצוא גופים מהגדולים ביותר בארץ: רפא"ל, שופרסל, שירותי הטלוויזיה בלוויין YES, מובילאיי, מכבי שירותי בריאות, ההסתדרות הרפואית ועוד. כמובן שגם חברות קטנות יותר זוכות לשירות המקצועי ביותר הקיים, עם ציוד משוכלל ובעיקר יכולת למצוא את הפתרון הנכון ביותר לכל צורך במסגרת הכנס הווירטואלי. בפרט מוקדשת תשומת לב רבה לנושאי הגיבוי והיתירות, כדי שמארגני הכנס יוכלו להתנהל בראש שקט באמת.

מגפת הקורונה יצרה שלל אילוצים לגבי פעילויות שונות. כפי שקורה במקרים רבים, המגבלות הובילו ליצירתיות, ולפתרונות שיש בהם יתרונות רבים. כנסים וירטואליים הם דוגמה מצוינת לכך. למעשה, כנסים מסוג זה היו קיימים גם לפני 2020, אבל בתקופת הקורונה הם עברו לקדמת הבמה – ולכן אין פלא שגם כשרמת התחלואה נמוכה רבים וטובים מעדיפים את האופציה הדיגיטלית על-פני זו הפיזית. חשוב להדגיש כי הפקת כנסים וירטואליים היא אתגר מורכב, ולכן רק חברה מנוסה כמו גו-לייב יכולה להבטיח – ולקיים – כנס שהכל מתנהל בו באופן תקין לחלוטין בכל ההיבטים הטכניים.

האיכויות ההכרחיות לצורך הפקת כנסים וירטואליים

* ניסיון – המפתח העיקרי להפקות מכל הסוגים ובפרט כנסים וירטואליים הוא ניסיון. צוותים מנוסים אמונים על אפיון מדויק של הצרכים הטכניים בכל אירוע, על בחירה מושכלת של הציוד שיספק מענה מיטבי לכל אותם צרכים וגם על פתרון מידי של תקלות אם מתגלות כאלה לאורך הדרך.

* היכרות עם ציוד מתקדם – על-מנת לקיים כנס וירטואלי נדרש מגוון רחב של מכשירים: מצלמות, ציוד שמע, ציוד תקשורת, מערכות בקרה ועוד. חברה שמכירה את כל המכשירים של כל היצרניות המובילות בתחומים הנ"ל מציעה ללקוחותיה חופש בחירה מלא, ובעיקר את היכולת להגיע לאיכות הרצויה במסגרת התקציב הנתונה.

* תשומת לב מלאה לפרטים – הפקת כנס וירטואלי כרוכה בקבלת החלטות רבות, גם במהלך תכנון הכנס וגם תוך כדי שהוא מתנהל. החלטות מיטביות מחייבות תשומת לב מלאה לכל פרט ולכל ניואנס, כדי שהאירוע עצמו יעבור באופן חלק ומועיל.

תודעת שירות מפותחת

מרכיב נוסף במסגרת הפקת כנסים וירטואליים הוא תודעת שירות, וליתר דיוק מחויבות לספק את התכנון וההפקה בסטנדרטים גבוהים במיוחד. חברת Go-Live מקפידה על ייעוץ בגובה העיניים ובסבלנות רבה, כדי שכל מי שעורך כנס וירטואלי ידע בדיוק מהן האפשרויות הרלוונטיות ואיך לממש את התוכניות בדרך הטובה ביותר. דגש נוסף הוא עמידה בכל לוחות הזמנים המסוכמים עם הלקוחות. על איכות השירות של החברה הוותיקה, שהוקמה כבר ב-2008, תעיד רשימת הגופים שכבר עבדו עם גו-לייב: שופרסל, YES, מכבי שירותי בריאות, Wix, אוניברסיטת רייכמן (המרכז הבינתחומי הרצליה) ועוד.

הקורונה ששיבשה את החיים של כולנו, או לפחות של רובנו, חייבה את המין האנושי למצוא פתרונות חדשים לצרכים הקיימים. בפרט נוצר צורך ליצור תחליף יעיל לכנסים המקצועיים הרבים שנערכים כל הזמן. הפתרון הוא כמובן הפקת כנס וירטואלי, ולנוכח היתרונות שלו אין ספק שהוא ימשיך ללוות אותנו גם אחרי שהווירוס שעבר מעטלפים לבני אדם ייעלם מהעולם. כשמתכננים כנס וירטואלי, ואולי יותר נכון להשתמש במונח כנס דיגיטלי, יש מספר אפשרויות וחשוב לקחת את כולן בחשבון כדי שגם ההיערכות הטכנית לקראתו תהיה אופטימלית. חברת גו-לייב מספקת את כל הציוד הדרוש לכנסים הווירטואליים ולא פחות חשוב, ייעוץ יקר ערך שמבטיח תכנון מדויק.

האפשרויות השונות של הפקת כנס וירטואלי 

* כנס דיגיטלי – כנס שמתנהל כולו במרחב הדיגיטלי, כלומר וירטואלי לחלוטין. בכנסים אלה ניתן לשלב פאנלים, שולחנות עגולים, הרצאות שמועברות בשידור חי, הרצאות מוקלטות מראש, תגובות של המשתתפים האחרים להרצאה או לכל אינטראקציה ועוד. דגש חשוב במיוחד אחד הוא סאונד איכותי, וכמו כן חובה להקדיש תשומת לב לנושא הגיבוי, כדי שאף תקלה לא תחבל בהצלחת הכנס.

* כנס היברידי – שילוב בין התרחשויות במרחב פיזי לבין העברת התכנים במרחב הווירטואלי. חשוב מאוד לתכנן בקפידה כנסים היברידיים, על-מנת שהחיבור הנ"ל יהיה יעיל ומדויק. עוד דגש חשוב הוא יציבות התשתיות הטכניות, וכמו כן יש לוודא שרוחב הפס מספיק כדי להעביר את השידורים מהמרחב הפיזי לווירטואלי בלי דיליי שמקשה על הצפייה וההתחברות.

מצוינות בשירות ומקסימום אמינות

הפקת כנס וירטואלי, ובפרט כזה שצפויים בו משתתפים רבים, מחייבת אמינות ומצוינות אמיתית. חברת Go-Live כבר הפיקה כנסים רבים כאלה, ובאופן כללי סיפקה שירותים שונים בתחום ההפקות והשידורים ללקוחות כמו מכבי שירותי בריאות, עיתון כלכליסט, בית ההשקעות הגדול מיטב דש, שופרסל, אוניברסיטת רייכמן (הבינתחומי הרצליה) ועוד גופים מוכרים וגדולים. שירותי ההפקה כוללים קודם כל ייעוץ מקיף לגבי כל הסוגיות הטכניות, ייעוץ שכולל הסברים מפורטים בגובה העיניים כך שקל להבין אותם, ולאחר מכן מציאת פתרונות מתאימים לכל צורך שהוא, על בסיס הטכנולוגיות החדשניות ביותר ובכל מסגרת תקציב נתונה.

בעידן הדיגיטלי שבו אנחנו חיים כנסים דיגיטליים הם האופציה המתבקשת. אולי אין בהם כיבוד, וגם לא סמול טוקים נינוחים בהפסקות, אבל הם יעילים להפליא, חוסכים זמן יקר (אחד המשאבים החיוניים ביותר במאה ה-21, עבור כולנו) וכולם יכולים להשתתף בהם, כולל למשל מי שנמצא מעבר לים (או סתם במקום מרוחק מאוד בארץ). הפקת כנס דיגיטלי מחייבת בקיאות של ממש, ובפרט בכל ההיבטים הטכניים, ולכן חשוב שאת המשימה תבצע חברה שזו המומחיות שלה – גו-לייב מכינה את התשתיות הנדרשות לכנסים וירטואליים כבר שנים רבות, ועושה זאת מתוך תחושת אחריות עמוקה והקפדה על מצוינות אמיתית בשירות.

הפקת כנס דיגיטלי – דגשים חשובים

* התאמה לעולם הווירטואלי – לכנסים הדיגיטליים יש כאמור יתרונות מובהקים, ובמקביל מאפיינים ייחודיים נוספים. בהתאם חשוב לתכנן את התוכנית של הכנס כך שאפשר יהיה להעביר אותה באופן מיטבי גם בפלטפורמה הזו.

* ציוד איכותי – המלצה חשובה נוספת היא להישען על ציוד מתקדם, משום שרק כך מובטחת חוויה מרשימה באמת למשתתפים בכנס, ובהתאם מיצוי המטרות שלו.

* מנגנוני גיבוי – ניסיון בהפקת כנסים דיגיטליים בא לידי ביטוי בעיקר ביכולת לחזות מראש תקלות אפשריות, ולהיערך לקראתן באופן מושכל. בדרך זו עורכי האירוע יכולים לישון בשקט לקראתו, בידיעה שהוא יתנהל בצורה חלקה ונעימה.

* היברידיות – אחת הגישות הרווחות כיום היא היברידיות, כלומר שילוב של הפיזי והדיגיטלי (כשהדוגמה הטובה ביותר לכך היא חזון המטאוורס של מרק צוקרברג). הפקת כנס היברידי מצריכה תשומת לב לרבה ליצירת החיבור הנכון ביותר, כך שבשני המישורים ההתנהלות תהיה מיטבית.

מיומנות טכנית גבוהה ומקסימום תשומת לב גם לפרטים הקטנים

חברת Go-Live הוקמה ב-2008 ע"י אמיר שפר ואיתן אורטל. לאורך השנים סיפקה מבחר רחב של שירותים לגופים גדולים כגון מכבי שירותי בריאות וההסתדרות, וכן לחברות בולטות וביניהן שופרסל ומובילאיי. כאחת מחלוצות תחום הלייב סטרימינג ואחת המובילות בעולם השידורים וההפקות, גם ארגון כנס דיגיטלי עם גו-לייב הוא ערובה לאיכות בלתי מתפשרת. כל אנשי הצוות בחברה מתאפיינים במיומנות טכנית גבוהה, ולא פחות חשוב – מחויבות מוחלטת לספק את התוצאות הטובות ביותר בכל כנס ולכל לקוח.